Każda konferencja to duże wyzwanie dla organizatorów. Nawet jeśli będzie na niej kilkanaście osób, to i tak należy wszystko dopiąć na ostatni guzik, a co dopiero mówić o sytuacji, kiedy zaproszonych zostanie kilkaset. Dlatego też ważne jest, aby organizowaniem konferencji zajmowały się osoby, które mają w tym odpowiednie doświadczenie, pozwoli to na sprawne załatwienie wszystkich spraw i rozwiązanie ewentualnych problemów. Niestety konferencje mają to do siebie, że nawet niewielkie wpadki organizacyjne mogą bardzo nadszarpnąć wizerunek firmy, konieczne jest więc zapięcie wszystkiego na ostatni guzik i dopracowanie każdego szczegółu. Oczywiście najważniejszą rzeczą, od której trzeba zacząć, jest znalezienie odpowiedniej sali. Sala powinna być dobrana wielkością do ilości zaproszonych gości. Oczywiście o sytuacji, gdy dla kogoś zabraknie miejsca raczej nie może być mowy, ale jeśli na sali będzie zbyt dużo wolnych krzeseł to także nie będzie to dobra sytuacja, bo może to w jakiś sposób rozpraszać uczestników. Ważną sprawą przy wyborze miejsca na konferencję jest lokalizacja. Obecnie popularne są dwa rozwiązania, oba mające swoje plusy i minusy. Sale konferencyjne zlokalizowane w dużym mieście to przede wszystkim wygoda dojazdu i duży ich wybór – do dyspozycji będą liczne sale położone przy hotelach oraz niezależne centra świadczące tylko takie usługi. Z kolei sale położone gdzieś na uboczu, w niewielkiej spokojnej miejscowości w jakimś luksusowym ośrodku dają także możliwość przyjemnego wypoczynku i zdecydowanie większej integracji uczestników, zwłaszcza jeśli będzie to połączone z noclegiem. W tym drugim przypadku trzeba się liczyć z większymi kosztami, bo poza opłaceniem wynajmu obiektu i zakwaterowania uczestników dochodzą jeszcze koszty przejazdu, jednak w pewnych sytuacjach będzie się to opłacało. Podczas wybierania sali należy także zwrócić uwagę na jej wyposażenie, dobrze żeby posiadała cały potrzebny do sprawnego przeprowadzenia prezentacji sprzęt elektroniczny.
