Żeby zorganizować konferencje, potrzebne jest wynajęcie odpowiednio dużej sali, ze stosownym nagłośnieniem, zorganizowanie środków pieniężnych, poprzez znalezienie sponsorów. Poza tym, trzeba zająć się nagłośnieniem tematu konferencji oraz terminu, w lokalnych mediach. Patronat medialny, jest kolejną kwestią o której trzeba pamiętać. Jednak najważniejszym aspektem każdej konferencji są wystąpienia zaproszonych gości. Z tego też względu należy odpowiednio wcześniej powiadomić osoby, które pragnie się gościć na danej konferencji o jej terminie oraz wiodącym temacie. Goście są zazwyczaj ekspertami w danej dziedzinie. Często osoby, które dokonują przemówień na konferencjach posiadają tytuły naukowe, lecz nie jest to reguła. Zdarza się bowiem, że osoby bez stosownego wykształcenia ale z ogromną praktyką posiadają większą wiedzę. Konferencje są świetnym sposobem na dyskusje oraz wymianę poglądów, często osób o skrajnie różnych stanowiskach. Jeśli zatem chcemy zorganizować konferencje, która będzie obfitowała w dyskusje warto zaprosić gości pochodzących z różnych kręgów, posiadających różne opinie.
